Microsoft Teams eignet sich gut für die interne Zusammenarbeit. Sobald Kunden jedoch den Vertrieb, den Support oder eine bestimmte Abteilung kontaktieren müssen, stellen viele Unternehmen fest, dass Chat und Besprechungen nur einen Teil der Anforderungen abdecken. Die besten Alternativen zu Teams im Bereich Telefonie bieten die wichtigsten operativen Telefonfunktionen: intelligente Anrufweiterleitung, Warteschleifen, IVR-Systeme, Unterstützung für Festnetztelefone, mobiler Zugriff und eine bessere Kostenkontrolle.
Die richtige Wahl ist nicht immer ein vollständiger Ersatz für Teams. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist eine Plattform die bessere Lösung, bei der Teams für die Mitarbeiterkommunikation beibehalten wird, während dahinter ein geeignetes Geschäftstelefonsystem integriert wird. Der Unterschied hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen eingehende Anrufe abwickelt, die Erreichbarkeit verwaltet und welches Wachstum es erwartet.
Worauf man neben den „Teams Calling“ noch achten sollte
Eine Geschäftstelefonanlage sollte mehr können, als nur eine Rufnummer zuzuweisen und den Nutzern das Tätigen von ausgehenden Anrufen zu ermöglichen. Beginnen Sie mit der Customer Journey. Wenn jemand Ihre Hauptnummer anruft, kann er dann die Öffnungszeiten erfahren, eine Abteilung auswählen, in einer übersichtlichen Warteschlange warten oder außerhalb der Geschäftszeiten einen Mitarbeiter im Bereitschaftsdienst erreichen? Kann ein Vorgesetzter erkennen, was vor sich geht, wenn das Anrufaufkommen steigt?
Teams Phone unterstützt zwar geschäftliche Anrufe, doch die endgültige Einrichtung kann Tarifmodelle, Anbindungen von Drittanbietern, Konfigurationsarbeiten und separate Tools für komplexe Anrufabläufe erfordern. Dies kann für Unternehmen geeignet sein, die auf Microsoft-Dienste standardisiert sind und über die notwendigen Ressourcen zur Verwaltung der Umgebung verfügen. Für kleinere Unternehmen, die eine praktische Telefonanlage ohne langwieriges Implementierungsprojekt benötigen, ist dies möglicherweise weniger attraktiv.
Achten Sie beim Vergleich der Optionen auf folgende alltägliche Anforderungen:
- Ein IVR, das Anrufer weiterleitet nach Abteilung, Sprache, Öffnungszeiten oder Dienstleistungsbedarf
- Warteschlangen, Rufgruppen, Weiterleitungsregeln und kalenderbasierte Verfügbarkeit
- Unterstützung für Teams, Festnetztelefone, Browser-Telefonie und mobile Nutzer
- Verwaltung, die keine häufigen Eingriffe durch Fachpersonal erfordert
- Preise, die sich nach den Nutzern und den Funktionen richten, die Sie tatsächlich benötigen
Sicherheit, Nummernverfügbarkeit, Unterstützung bei Notrufen und Datenstandort sollten ebenfalls bei jedem Anbieter geprüft werden, insbesondere wenn Sie über mehrere Bundesstaaten oder Länder hinweg tätig sind.
Die 7 besten Alternativen zu Teams-Telefonie im Vergleich
1. Eine in Microsoft Teams integrierte Telefonanlage
Für Unternehmen, die Teams weiterhin nutzen möchten, ist eine PBX-Integration oft die direkteste Alternative dazu, alle Telefonprozesse innerhalb der Microsoft-Anrufplattform selbst zu entwickeln. Teams bleibt die vertraute Benutzeroberfläche für die Mitarbeiter, während die PBX die Weiterleitungslogik, Durchwahlen, Warteschlangen, IVRs, zeitabhängige Bedingungen und die Anrufauswertung übernimmt.
Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen, die den ganzen Tag über Kundenanrufe erhalten und mehr benötigen als eine einfache Weiterleitung von Anruf zu Anruf. Über einen Empfangsablauf können Anrufer an den Vertrieb, die Rechnungsabteilung oder den technischen Support weitergeleitet werden. Wenn niemand antwortet, kann das System den Anruf gemäß festgelegten Regeln an eine andere Gruppe, eine Mobilfunknummer oder die Voicemail weiterleiten.
Ayrix erfüllt diese Anforderungen mit einer softwarebasierten Telefonanlage, die entweder selbst gehostet oder in der Cloud bereitgestellt werden kann. Das Angebot eignet sich besonders für Unternehmen, die neben praktischen Telefonanlagenfunktionen, automatisierter Verwaltung und einem schrittweisen Ausbau von einer kleinen kostenlosen Bereitstellung hin zu erweiterten Kapazitäten auch eine Anbindung an Teams wünschen.
Der Nachteil dabei ist, dass Sie weiterhin einen für Ihren Standort geeigneten Telefonieanbieter oder Anschluss auswählen und verwalten müssen. Dafür gewinnen Sie mehr Kontrolle darüber, wie Anrufe abgewickelt werden.
2. RingCentral RingEX
RingCentral RingEX ist eine Unified-Communications-Plattform, die Telefonie, Messaging, Besprechungen, Contact-Center-Funktionen und Geschäftstelefonfunktionen vereint. Sie ist eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Kommunikation in eine Umgebung mit einem einzigen Anbieter verlagern möchten, anstatt Teams zu erweitern.
Der umfangreiche Funktionsumfang spricht vor allem verteilte Teams an, die eine ausgereifte Cloud-Telefonieplattform und umfassende Integrationsmöglichkeiten benötigen. Eine Prüfung lohnt sich, wenn Sie die Telefonie und Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg vereinheitlichen möchten, ohne ein lokales System betreiben zu müssen.
Für kleinere Unternehmen stellt sich die Frage, ob das umfassende Paket wirklich notwendig ist. Gebündelte Plattformen können zwar praktisch sein, doch die Kosten und der Verwaltungsaufwand können steigen, wenn jeder Nutzer eine Vollversion der Kollaborationssoftware benötigt, anstatt nur grundlegende Geschäftstelefonie-Funktionen.
3. Zoom Phone
Zoom Phone ist eine sinnvolle Lösung für Unternehmen, die bereits Zoom als zentrale Plattform für Besprechungen nutzen. Es erweitert die vertraute Kollaborationsumgebung um Cloud-Telefonie, automatische Rezeptionen, Anrufwarteschlangen und Verwaltungstools.
Dies kann eine sinnvolle Option sein, wenn das Ziel darin besteht, die Anzahl der für Mitarbeiter zugänglichen Anwendungen zu reduzieren. Teams, die einen Großteil ihrer Zeit in Zoom verbringen, ziehen möglicherweise die integrierte Lösung vor, anstatt sowohl Zoom als auch Teams als wichtige Kommunikationsplattformen zu nutzen.
Unternehmen mit etablierten Teams-Workflows sollten jedoch die Auswirkungen einer Migration sorgfältig abwägen. Die Umstellung einer Telefonanlage ist nicht nur eine Frage der Lizenzierung. Sie wirkt sich auf die Schulung der Nutzer, das Identitätsmanagement, die Gewohnheiten bei Besprechungen, die Geräte, die Rufnummern und die kundenorientierten Anrufabläufe aus.
4. 8×8
8×8 vereint Funktionen für geschäftliche Telefonie, Nachrichtenversand, Besprechungen und Contact Center. Der Schwerpunkt auf Contact Center kann für Kundendienstunternehmen von großem Nutzen sein, die Tools für Agenten, Qualitätsüberwachung, Analysen und strukturiertes Routing in einem einzigen Cloud-Dienst benötigen.
Dies kann eine ideale Lösung sein, wenn Serviceteams eine zentrale Rolle im Unternehmen spielen und das Management einen klaren Überblick über Reaktionszeiten und die Leistung der Mitarbeiter benötigt. Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit legen möglicherweise auch Wert auf Anbieter, die eine breite geografische Abdeckung bieten, vorbehaltlich der lokalen Verfügbarkeit der Dienstleistungen.
Der entscheidende Faktor ist der Umfang. Wenn Sie in erster Linie eine Hauptnummer, einige Abteilungen und einfache Warteschleifen benötigen, ist ein vollwertiges Contact-Center-Paket möglicherweise mehr, als Sie benötigen. Wägen Sie den betrieblichen Nutzen gegen die Kosten für Funktionen ab, die möglicherweise ungenutzt bleiben.
5. Wählfeld
Dialpad ist bekannt für Cloud-Kommunikationslösungen mit KI-gestützten Funktionen, darunter Anruftranskription und Coaching-Tools in ausgewählten Tarifen. Das Angebot könnte für Vertriebs- und Support-Teams interessant sein, die im Rahmen ihrer Telefonplattform Einblicke in Gesprächsinhalte gewinnen möchten.
Für Führungskräfte können durchsuchbare Protokolle und Live-Anleitungen bei der Schulung und Qualitätsprüfung hilfreich sein. Für mobile oder hybride Teams kann ein Cloud-First-Ansatz zudem den Zugriff über Laptops und Smartphones hinweg vereinfachen.
KI-Funktionen sollten unter praktischen Gesichtspunkten bewertet werden. Überprüfen Sie die Genauigkeit in Bezug auf Ihre Akzente, Branchen und Anrufarten und klären Sie, wie Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden. Eine nützliche Analysefunktion sollte keine unnötige Belastung in Bezug auf Datenschutz oder Compliance mit sich bringen.
6. GoTo Connect
GoTo Connect vereint Cloud-Telefonie, Besprechungen und Contact-Center-Funktionen mit einem visuellen Ansatz für die Nummernplanverwaltung. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die Anrufabläufe abbilden und verwalten möchten, ohne jede Änderung der Anrufweiterleitung als technisches Projekt behandeln zu müssen.
Die visuelle Verwaltung des Anrufablaufs ist besonders nützlich, wenn sich Geschäftszeiten, Überlaufregeln und Abteilungsstrukturen regelmäßig ändern. Ein Manager sollte sehen können, was passiert, wenn ein Anrufer die 1 drückt, wenn eine Warteschlange voll ist oder wenn das Büro geschlossen ist.
Bevor Sie sich für einen visuellen Builder entscheiden, testen Sie dessen Umgang mit echten Ausnahmesituationen. Erkundigen Sie sich, wie er mit Feiertagsregelungen, vorübergehenden Schließungen, VIP-Anrufern, Notfallweiterleitung und der Übergabe zwischen Warteschlangen umgeht. Die beste Benutzeroberfläche ist die, die ungewöhnliche Fälle verständlich macht – und nicht nur Standardfälle vereinfacht.
7. Cisco Webex Calling
Cisco Webex Calling ist eine naheliegende Wahl für Unternehmen, die bereits in Netzwerk-, Collaboration- oder Festnetztelefon-Hardware von Cisco investiert haben. Die Lösung bietet unternehmensorientierte Cloud-Telefonie und ist besonders gut in größeren IT-Umgebungen geeignet, in denen Wert auf eine standardisierte Infrastruktur und Richtlinienkontrollen gelegt wird.
Für Unternehmen, die bereits über Cisco-Know-how verfügen, kann der Einsatz von Webex Calling Betriebsunterbrechungen minimieren und Investitionen in Geräte und Verwaltungsabläufe schützen. Die Lösung eignet sich möglicherweise auch dann, wenn die zentrale IT-Abteilung eine einheitliche Steuerung über viele Standorte hinweg benötigt.
Bei kleinen IT-Teams sollten Sie den Verwaltungsaufwand realistisch einschätzen. Funktionen auf Unternehmensniveau sind nur dann hilfreich, wenn das System für alltägliche Änderungen – wie das Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters, das Anpassen einer Warteschlange oder das Aktualisieren eines Feiertagsgrußes – ausreichend benutzerfreundlich bleibt.
Entscheide dich zuerst für die Architektur, dann für die Marke
Der sinnvollste Vergleich ist nicht einfach nur der Vergleich zwischen einzelnen Anbietern. Entscheiden Sie zunächst, welche Kommunikationsarchitektur zu Ihrem Unternehmen passt.
Entscheiden Sie sich für eine umfassende Unified-Communications-Lösung, wenn Sie bereit sind, Zusammenarbeit, Besprechungen, Chat und Telefonie in einer einzigen Umgebung zusammenzuführen. Dies kann die Benutzererfahrung für die Mitarbeiter vereinfachen, erfordert jedoch eine kontrollierte Umstellung weg von Teams.
Wählen Sie ein In Teams integrierte Telefonanlage wenn Teams bereits für die interne Kommunikation genutzt wird und Ihr Hauptanliegen eine bessere Geschäftstelefonie ist. Bei diesem Modell bleibt das den Mitarbeitern vertraute Tool für die Zusammenarbeit erhalten, während die Funktionen zur Anrufsteuerung hinzukommen, die Kunden bereits kennen.
Entscheiden Sie sich für eine selbst gehostete Telefonanlage, wenn Sie mehr Kontrolle über die Infrastruktur benötigen, über die entsprechenden technischen Ressourcen verfügen oder Richtlinien befolgen, die eine lokale Bereitstellung bevorzugen. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage, wenn Geschwindigkeit, automatische Updates und geringer Infrastrukturaufwand wichtiger sind als der eigene Betrieb der Plattform. Für manche Unternehmen ist es am vorteilhaftesten, beide Bereitstellungsoptionen zur Verfügung zu haben, um auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können.
Fragen, die man während eines Prozesses stellen sollte
Bei einem Test sollten reale Anrufszenarien durchgespielt werden, nicht nur geprüft werden, ob eine Nebenstelle einen Anruf tätigen kann. Richten Sie Ihr Hauptmenü ein, erstellen Sie eine Verkaufswarteschlange, legen Sie Öffnungszeiten fest und testen Sie die Weiterleitung außerhalb der Öffnungszeiten. Fügen Sie ein Festnetztelefon und einen mobilen Nutzer hinzu. Bitten Sie anschließend einen Administrator, der nicht an der Einrichtung beteiligt war, eine routinemäßige Änderung vorzunehmen.
Testen Sie auch, was unter Druck passiert. Kann ein Vorgesetzter eine stark ausgelastete Warteschlange überwachen? Können Anrufe an ein anderes Team weitergeleitet werden? Können Sie die Begrüßungsansage im Falle einer unerwarteten Schließung schnell ändern? Das sind die Momente, in denen eine Telefonanlage den betrieblichen Stress entweder verringert oder verstärkt.
Berechnen Sie die Kosten für die Lösung so, wie Sie sie tatsächlich nutzen werden. Berücksichtigen Sie dabei die Anzahl der Nutzer, Telefonnummern, Anrufkapazität, erweiterte Warteschleifenfunktionen, Geräte, Support sowie alle erforderlichen Anbindungsmöglichkeiten. Ein niedriger Einstiegspreis ist nur dann sinnvoll, wenn die nächste Wachstumsphase vorhersehbar bleibt.
Die beste Telefonielösung ist die, mit der Ihr Team Kunden professionell betreuen kann, ohne dass jede Änderung der Anrufweiterleitung zu einem IT-Ticket wird. Überlegen Sie sich zunächst, welches Anruferlebnis Sie Ihren Kunden bieten möchten, und wählen Sie dann die Plattform aus, mit der sich dieses Erlebnis einfach umsetzen lässt.
Deutsch (Schweiz) 
English 
