VoIP Best Practices

Wenn Sie eine bestehende Telefonanlage besitzen, jedoch mit der Leistung und Qualität nicht zufrieden sind oder sogar zum ersten Mal ein Voice over IP (VoIP) in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, zeigt sich, dass dies keine einfache Sache ist. Vielmehr verbirgt sich dahinter sogar ein ganzes Projekt, um eine reibungslose Kommunikation mit allen Mitarbeitern, Kunden und Partner zu gewährleisten. Dabei möchten Sie nicht nur zu jederzeit, an jedem Ort und mit allen verfügbaren Geräten die Erreichbarkeit aufrechterhalten, sondern auch mal gewisse Einstellungen ihrer Telefonie Prozesse selbst flexibel anpassen können. In der heutigen Zeit, wo die Digitalisierung in allen Bereichen schon lange angekommen ist, möchte man dies trotz der Komplexität so im Unternehmenssystem einbauen, dass es von allen einfach und komfortabel genutzt werden kann.

Obwohl es verschiedene Arten von VoIP-Netzwerken und Anbieter gibt, haben jedoch alle etwas gemeinsam: Alle Installationen laufen über Ihr Unternehmensnetzwerk hinaus. Ob Ihre Telefonanlage und allenfalls Ihre technischen Mitarbeiter dafür bereit sind, hängt von der aktiven Planung, Verwaltung und Überwachung ab. Wichtig dabei zu erwähnen ist, dass es überraschend viele Dinge gibt, die sich auf die Gesamtqualität Ihres VoIP-Telefonsystems auswirken können – und diese sind auf dem ersten Blick nicht offensichtlich. Um Ihnen hierbei das Leben zu vereinfachen und damit Sie einen strukturierten Überblick in die Welt des VoIP-Netzwerks gewinnen können, haben wir exklusiv für Sie die «9 VoIP Best Practices» zusammengefasst.

Wenn Sie nachfolgende Punkte beachten, ist die Bereitstellung von Voice over IP in Ihrem Netzwerk mit der besten Qualität nicht mehr schwierig. Um nun die beste Leistung aus Ihrer Telefonanlage hervorzurufen, befolgen Sie die nachfolgenden Tipps für Ihr VoIP-Netzwerk:

1. Überprüfen Sie Ihre Netzwerkarchitektur

Check your network architecture

Stellen Sie sicher, dass ihre Netzwerkstruktur mit dem von Ihnen gewählten VoIP-System funktioniert, und seien Sie bereit, mögliche wichtige Änderungen vorzunehmen, um die beste Leistung zu erzielen. Nicht jeder Router, Switch, jede Firewall oder Sicherheitsvorrichtung funktioniert mit allen VoIP-Anbietern. Möglicherweise müssen Sie ein entsprechendes Gerät neu konfigurieren oder aktualisieren, damit es im Gesamtsystem verbunden sein kann. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass Ihre VoIP-Software nur dann funktioniert, wenn Sie allfällige Hardware austauschen. Das sind wichtige Aspekte, welche Sie wissen möchten, bevor Sie Ihr Geld ausgeben.

Wählen Sie dabei Geräte bekannter Hersteller aus, die Produkte für eine intuitive Konfiguration herstellen und für ihre Produkte gute Bewertungen erhalten haben. Versuchen Sie dabei immer, die Komplexität zu reduzieren, wenn Sie die Gelegenheit dazu haben. Denn weniger Hardware, jedoch qualitativ bessere, kann Ihnen einen Vorteil erschaffen. Treffen Sie Vorkehrungen, um ein doppeltes NAT (Network Address Translation) in Ihrem Netzwerk zu verhindern, und verstehen Sie den erwarteten Kommunikationsfluss, damit Ihre Firewall bestmöglich konfiguriert werden kann. Denken Sie daran, dass zwischen den Telefonen ein «VoIP-Traffic» innerhalb sowie ausserhalb des Netzwerks besteht.

2. Kann Ihr Netzwerk die erforderliche VoIP-Leistung erbringen?

Required VoIP performance

Stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk die für VoIP erforderliche Anrufqualität unterstützt. Nur weil all Ihre Blinklichter auf grün sind, bedeutet dies nicht, dass Ihre Mitarbeiter klare Gespräche führen können. Eine ausreichende Bandbreite ist wichtig, aber auch die Priorisierung. Dies bedeutet, dass Ihre Infrastruktur in der Lage sein muss, sogenannte Quality of Service (QoS) überall dort zu unterstützen, wo VoIP-Traffic auftritt. Der Sprachverkehr reagiert äusserst empfindlich auf Dinge wie Paketverlust. Dies bedeutet, dass ein Netzwerk, das für Datentransfer einwandfrei funktioniert, für sprachliche Vermittlungen möglicherweise überhaupt nicht gut konfiguriert ist, obwohl es keine ersichtlichen Fehlermeldungen anzeigt. Nur durch das Testen in der Praxis kann Ihnen eine einwandfreie Anrufqualität gewährleistet werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Priorisierung der Anrufqualität vor den Daten. Dazu sollten Sie im Hinterkopf haben, dass die Qualität der Sprache viel wichtiger ist als die Daten. Dies liegt daran, dass die Sprachqualität selbst die zu sammelnde Datenmenge steuert. So kann die Sicherstellung einer hervorragenden Anrufqualität in VoIP nicht überbewertet werden. Angesichts der Tatsache, dass Smartphones und andere mobile Geräte für viele Menschen auf der ganzen Welt zur Kommunikationsnorm geworden sind - sowohl für den persönlichen als auch für den geschäftlichen Betrieb.

Die Möglichkeit, eine Verbindung zum Wi-Fi-Netzwerk herzustellen, ist der grundlegende Vorteil von Sprachanrufen. Insbesondere, wenn dies über die Internetadresse oder das Internetprotokoll erfolgt. Daher sollte der Sprachqualität mehr Priorität eingeräumt werden als den Daten. Dies ist für Menschen viel attraktiver. Ausserdem möchte niemand seine Augen belasten, bevor er in einem Gespräch Wörter erkennt.

Des Weiteren sollten die Bandbreitenanforderungen ebenfalls festgelegt werden. Denken Sie nicht daran, die Qualität von Sprachanrufen zu verringern oder Sprachanrufe zu komprimieren. Denn je grösser die Bandbreite, umso mehr Daten können gleichzeitig übertragen werden. Eine Komprimierung der Bandbreite und den dazu verbundenen Sprachanrufen führt dazu, dass der Frequenzbereich mehr gestört wird und somit Daten nicht verlustfrei übertragen werden können – Was sich in der Telefonie Qualität widerspiegelt. Beachten Sie auch, dass die QoS (Quality of Service) Netzwerktechnologie und -taktiken verwendet, um Daten zu Netzwerkverfügbarkeit, Fehlerraten, Latenz, Durchsatz und anderen Leistungsindikatoren des Netzwerks zu verfolgen und zu melden.

Letztendlich führt die erhöhte Sichtbarkeit ebenfalls zu einer besseren Leistung. Halten Sie sich dazu an ein zentrales Netzwerkverwaltungstool, um die Leistung zu steigern und eine stabile Leistung sicherzustellen.

3. Planen Sie Ihre Managementstrategie

Management Strategy

Überprüfen Sie, ob Ihre Netzwerküberwachungssoftware VoIP unterstützt. Dies bedeutet, dass Sie am besten mit Hilfe von Dashboards in der Lage sein müssen zu sehen, was in Ihrem Netzwerk passiert und was sich auf den VoIP-Traffic auswirken kann. Weitere Überwachungsaspekte wäre die Beanspruchung der Bandbreite, allfällige tägliche Backups, falsch konfigurierte Geräte (wie z.B. der Router) oder Verarbeitung der QoS.

Dazu ist die Implementierung von VLANs zum Isolieren von Monitor-VoIP-Problemen wichtig. Organisieren und ordnen Sie Ihren VoIP-Verkehr über VLAN-Benutzergruppen an, um so schnellere Lösungen für Ihr VoIP System zu erhalten. Ausserdem kann ein Fehler bei der falschen Einstellung Ihres QoS zu einer verringerten Anrufqualität führen und einer Verzögerung bei der Paketdatenzustellung führen. Dies kann ebenfalls den VoIP-Verkehr beeinträchtigen.

Wenn Sie sich für die Bereitstellung von Softphone-Apps auf Mobilgeräten von Mitarbeiter entschieden haben, müssen Sie auch sicherstellen, dass Ihr Mobile Device Management (MDM) dazu beitragen kann, diese Apps auf dem neuesten Stand zu halten. Ausserdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Verwaltungstools langfristig für Ihre VoIP-Strategie optimiert wird, anstatt sich nur um die einmalige Einrichtung zu kümmern. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie Tools besitzen, mit denen Sie jederzeit schnell auf diese Massnahmen zugreifen und sie optimieren können – und dies unabhängig davon, ob Sie den Datenverkehr beispielsweise mithilfe eines QoS-Standards oder einer VLAN-Strategie schützen. Glücklicherweise bringt unsere Software Ayrix all diese Elemente zusammen und verarbeitet Ihr VoIP-System ordnungsgemäss und einwandfrei.

4. Planen Sie die Bereitstellung Ihres Mobilgeräts

Deploy your mobile device

Stellen Sie sicher, dass Ihre physische Infrastruktur Ihre VoIP-Pläne unterstützt. Bei einigen VoIP-Telefonen können Sie Ihre Workstationen verketten, dies ist jedoch nicht so eine gute Idee. Stattdessen sollten Sie dedizierte Ethernet-Läufe für jedes VoIP-Telefon einrichten. Ein dedizierter Switch für VoIP ist zwar (insbesondere in kleineren Netzwerken) nicht unbedingt erforderlich, jedoch wäre es eine gute Idee. Ausserdem muss der VoIP-Switch Power over Ethernet (PoE) unterstützen, es sei denn, Sie planen für jedes Telefon Strom zu liefern.

Schliesslich sollten Sie bei Ihren Hand- und Tischtelefonen überprüfen, ob die Kompabilität gewährleistet ist. Denn nur so können Ihre bestehenden Telefonapparate weiterhin eingesetzt oder auch erweitert werden.

5. Springen Sie nicht von einem VoIP-Schiff zum anderen

multiple VoIP providers

Die Verwendung von mehreren VoIP-Anbieter scheint eine gute Idee für einen regnerischen Tag zu sein. Aber am Ende ist es nicht immer die beste Lösung. Es ist besser, sich nur an einen VoIP-Anbieter zu halten, um zu vermeiden, dass fortlaufend technische Probleme auftreten. Ausserdem würden Sie sich selbst grosse Kopfschmerzen bereiten, wenn Sie Telefonie Produkte in Ihr VoIP mit mehreren VoIP-Funktionen integrieren.

6. Einbezug von SIP

Inclusion of SIP

Suchen Sie einen Session Initiation Protocol (SIP), der Ihren Anforderungen entspricht. Einige VoIP-Telefonsysteme können über eine Hardware-Schnittstelle eine direkte Verbindung zum guten alten öffentlichen Telefonnetz (PSTN) herstellen. Andere, insbesondere sehr grosse Systeme, erfordern jedoch manchmal einen Anbieter, der über SIP eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz herstellen kann. Einige SIP-Anbieter verwenden das Routing, welches am kostengünstigsten ist. Dies bedeutet, dass jeder Anruf auf den kostengünstigsten Pfad umgeschaltet wird, der zum Zeitpunkt des Anrufs verfügbar ist. Das ist sicher eine billigere Variante, aber es kann zu einer variablen Anrufqualität führen, was Sie wahrscheinlich vermeiden wollen. Stellen Sie somit sicher, dass trotz dieser Funktion, die Kommunikationsqualität nicht darunter leidet.

7. Gewährleistung der VoIP-Sicherheit

VoIP security

Es gibt Angriffe, die speziell auf den VoIP-Traffic abzielen, einschliesslich Call Hijacking und sogenannte Man-in-the-Middle-Angriffe. Die VoIP-Sicherheit geht jedoch weit über den Schutz Ihres Netzwerks vor diesen Eingriffen hinaus. Das Nationale Institute for Standards and Technology (NIST) hat einen Bericht mit dem Titel «Sicherheitsüberlegungen für Voice-over-IP-Systeme» veröffentlicht, die für VoIP-Administratoren eine Pflichtlektüre ist. In der Zwischenzweit müssen Sie sich mit Intrusion Detection, virtuellen LANs (VLANs) und VoIP-optimierten Firewalls befassen.

8. Investieren Sie in das Netzwerkmanagement

network management

Ein VoIP-Netzwerk erfordert eine ständige Überwachung, um die Anrufqualität dort zu halten, wo sie sein soll. Dies bedeutet, dass Sie die QoS-Metriken für Ihr Netzwerk ermitteln und dazu bezogene Verwaltungstools verwenden müssen, um all dies sicherzustellen. Für die meisten KMU bedeutet dies eine Investition in Netzwerkmanagementsoftware, die ausgefeilter ist als die, die sie derzeit verwenden. Das heisst, dass ihre entsprechenden technischen Mitarbeiter auch auf diese Tools eingeschult werden sollten. Wenn Sie Ihren Kommunikationsverkehr auf Ihre Datenschicht verlagert haben, ist dies bestimmt keine Zeit- oder Geldverschwendung. Denn das Kommunikationssystem hat in einem Unternehmen eine entscheidende Rolle, um effektiv Geschäfte zu machen. Wenn dies vernachlässigt wird, leidet früher oder später Ihr eigenes Business darunter.

9. Organisieren Sie Ihre IT-Mitarbeiter

Organize your IT staff

Wählen Sie einen Spezialisten aus, welchen den VoIP Datenverkehr verwalten kann und stellen Sie sicher, dass dieser die Technologie versteht und für allfällige Probleme gerüstet ist. Der restliche Teil dazu ist Organisation. Richten Sie Kommunikationsleitungen zwischen dem VoIP-Netzwerkmanager und dem IT-Netzwerkmanager so ein, dass Sie ihre Netzwerkinfrastruktur gemeinsam nutzen können. Denn Änderungen können beide Segmente beeinflussen. Damit das Gesamtnetzwerk einwandfrei funktionieren kann, muss eine ordentliche Kommunikation unter dem IT-Team stattfinden.

Fazit

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit den obengenannten «VoIP Best Practices» einen guten Einblick geben konnten. Wie Sie wahrscheinlich selbst bereits feststellen mussten, sind Verbesserungen im hauseigenen Kommunikationssystem kein Kinderspiel. Jedoch kann die Leistung und das Zusammenspiel Ihrer Telefonanlage durch Einhaltung und Gewährleistung der oben genannten Punkte um einiges gesteigert werden.

Wir von Ayrix wissen aus Erfahrung, mit welchen Herausforderungen unsere Kunden und Partner zu kämpfen haben. Darum haben wir es uns auch zur Aufgabe gemacht, Sie bei Ihrem Projekt rundum der Telefonanlage zu unterstützen und so lange zu begleiten, bis Sie mit Zufriedenheit Ihre Kommunikation gewährleisten können. Mit unserer Software Ayrix vereinfachen wir Ihre Kommunikation so weit, dass bereits allfällige Hindernisse im Hintergrund für Sie gelöst werden. Somit müssen Sie sich mit Ayrix nur noch um die Gewährleistung von gewissen Basisfunktionen kümmern, und schon können Sie die Funktionen ihrer Telefonanlage dank der flexiblen Software Ayrix so gestalten und des Öfteren Anpassen, bis Sie Ihre Wunscheinstellungen haben. Mit den obengenannten Tipps und mit der ordnungsgemässen Installation von Ayrix steht Ihnen nichts mehr im Weg, um über Ihr Kommunikationssystem in Ihrem Unternehmen selbst zu bestimmen.

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