{"id":4755,"date":"2026-08-25T04:45:43","date_gmt":"2026-08-25T02:45:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ayrix.com\/2026\/08\/25\/configure-teams-call-delegation\/"},"modified":"2026-08-25T04:45:43","modified_gmt":"2026-08-25T02:45:43","slug":"configure-teams-call-delegation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ayrix.com\/de\/2026\/08\/25\/configure-teams-call-delegation\/","title":{"rendered":"So richten Sie die Anrufweiterleitung in Teams ganz einfach ein"},"content":{"rendered":"

Ein F\u00fchrungskraft befindet sich in einem Kundengespr\u00e4ch, ein Vertriebsleiter ist auf Reisen und ein Serviceleiter k\u00fcmmert sich um ein dringendes Problem. In jedem dieser F\u00e4lle muss m\u00f6glicherweise jemand anderes Anrufe entgegennehmen, ohne ein Passwort weiterzugeben oder jeden Anruf manuell weiterzuleiten. Wenn Sie die Anrufdelegierung in Teams konfigurieren, geben Sie vertrauensw\u00fcrdigen Kollegen eine kontrollierte M\u00f6glichkeit, Anrufe f\u00fcr einen anderen Benutzer zu bearbeiten, w\u00e4hrend Eigentumsverh\u00e4ltnisse, Transparenz und Verantwortlichkeiten klar bleiben.<\/p>\n

F\u00fcr kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmen kann die Anrufweiterleitung eine praktische Funktion sein und muss kein komplexes Telefonieprojekt darstellen. Entscheidend ist, sie in der richtigen Situation einzusetzen. Die Anrufweiterleitung in Teams eignet sich gut f\u00fcr die Eins-zu-Eins-Betreuung, beispielsweise wenn ein Assistent einen Vorgesetzten unterst\u00fctzt. Sie ist nicht dazu gedacht, eine Abteilungswarteschlange, ein IVR-Men\u00fc oder einen strukturierten Weiterleitungsplan au\u00dferhalb der Gesch\u00e4ftszeiten zu ersetzen.<\/p>\n

Was Teams als Delegation bezeichnen, bedeutet<\/h2>\n

Die Anrufdelegierung erm\u00f6glicht es einem Teams-Benutzer \u2013 oft als \u201eDelegierender\u201c bezeichnet \u2013, einen oder mehrere Bevollm\u00e4chtigte zu benennen, die ihn bei der Verwaltung seiner Anrufe unterst\u00fctzen. Je nach den gew\u00e4hrten Berechtigungen k\u00f6nnen Bevollm\u00e4chtigte f\u00fcr den Delegierenden bestimmte Anrufe entgegennehmen, im Namen des Delegierenden Anrufe t\u00e4tigen und ausgew\u00e4hlte Anrufeinstellungen verwalten.<\/p>\n

Dies ist n\u00fctzlich, wenn Anrufer erwarten, eine bestimmte Person zu erreichen, diese jedoch nicht immer direkt antworten kann. So kann beispielsweise ein Betriebsleiter einen B\u00fcrokoordinator als Stellvertreter benennen. Der Koordinator kann einen eingehenden Kundenanruf entgegennehmen, sehen, an wen der Anruf gerichtet ist, und umgehend reagieren, anstatt den Kunden auf einen R\u00fcckruf warten zu lassen.<\/p>\n

Die Delegierung bietet zudem einen besseren Nachverfolgungsnachweis als die gemeinsame Nutzung eines Teams-Kontos. Jede Person beh\u00e4lt ihre eigene Anmeldung und Identit\u00e4t. Bei einer \u00c4nderung der Rollen k\u00f6nnen Zugriffsrechte schnell entzogen werden, und die Benutzer m\u00fcssen keine Anmeldedaten austauschen, um die Abdeckung aufrechtzuerhalten.<\/p>\n

Es gibt jedoch Einschr\u00e4nkungen. Delegierte sind an die Anrufe eines einzelnen Benutzers gebunden, nicht an eine gemeinsame Abteilungsnummer. Wenn mehrere Personen Anrufe aus den Bereichen Vertrieb, Support oder Empfang entgegennehmen m\u00fcssen, ist eine Anrufwarteschlange oder eine Rufgruppe in der Regel die bessere Option. Wenn Anrufer eine Abteilung ausw\u00e4hlen, die \u00d6ffnungszeiten erfahren oder je nach Verf\u00fcgbarkeit weitergeleitet werden sollen, ben\u00f6tigen Sie Steuerung des Anrufablaufs in der Telefonanlage<\/a> zus\u00e4tzlich zur Teams-Delegierung.<\/p>\n

Bevor Sie die Anrufweiterleitung in Teams konfigurieren<\/h2>\n

Vergewissern Sie sich zun\u00e4chst, dass beide Benutzer \u00fcber die f\u00fcr Ihre Umgebung erforderlichen Teams-Anruffunktionen verf\u00fcgen. Der Beauftragende muss in der Lage sein, gesch\u00e4ftliche Anrufe in Teams zu t\u00e4tigen und entgegenzunehmen, und der Beauftragte ben\u00f6tigt die entsprechenden Anrufberechtigungen, um Anrufe im Namen dieses Benutzers zu bearbeiten. Die genauen Lizenz- und Richtlinienanforderungen h\u00e4ngen davon ab, wie Ihre Organisation Teams mit dem \u00f6ffentlichen Telefonnetz verbindet und wie Ihr Microsoft 365-Mandant konfiguriert ist.<\/p>\n

Ein Administrator sollte au\u00dferdem \u00fcberpr\u00fcfen, ob die Delegierung gem\u00e4\u00df den Anrufrichtlinien der Organisation zul\u00e4ssig ist. In vielen Umgebungen ist diese Funktion standardm\u00e4\u00dfig aktiviert, doch Sicherheits- oder Compliance-Einstellungen k\u00f6nnen einschr\u00e4nken, wer sie nutzen darf. Falls die Option zum Hinzuf\u00fcgen eines Bevollm\u00e4chtigten fehlt, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass der Benutzer einen Fehler gemacht hat. \u00dcberpr\u00fcfen Sie zun\u00e4chst die zugewiesene Teams-Telefonlizenz, die Anrufrichtlinie und etwaige organisationsweite Einschr\u00e4nkungen.<\/p>\n

Es ist au\u00dferdem hilfreich, sich vor der \u00c4nderung der Einstellungen auf die Abl\u00e4ufe zu einigen. Legen Sie fest, wer zuerst antwortet, ob der Stellvertreter die Anrufweiterleitung \u00e4ndern darf und was geschehen soll, wenn keine der beiden Personen erreichbar ist. Eine einfache Konfiguration kann zu Verwirrung f\u00fchren, wenn der Stellvertreter davon ausgeht, dass er lediglich Nachrichten entgegennimmt, w\u00e4hrend der Beauftragende erwartet, dass er Anrufe aktiv bearbeitet.<\/p>\n

So konfigurieren Sie die Anrufdelegierung in Teams<\/h2>\n

Die Einrichtung der Delegierung erfolgt in der Regel \u00fcber den Teams-Client des Delegierenden. Microsoft kann die Bezeichnungen der Men\u00fcpunkte von Version zu Version anpassen, der Ablauf bleibt jedoch weitgehend unver\u00e4ndert.<\/p>\n

Delegierten hinzuf\u00fcgen<\/h3>\n

In Teams \u00f6ffnet die delegierende Person die Einstellungen und sucht den Bereich \u201eAnrufe\u201c. Dort w\u00e4hlt sie die Option zum Verwalten von Stellvertretern oder zur Anrufdelegierung aus. W\u00e4hlen Sie \u201eStellvertreter hinzuf\u00fcgen\u201c, suchen Sie die Person anhand ihres Namens und w\u00e4hlen Sie sie aus dem Organisationsverzeichnis aus.<\/p>\n

Teams sendet dem vorgeschlagenen Stellvertreter eine Einladung oder Benachrichtigung. Der Stellvertreter muss den Auftrag annehmen, bevor die Zuweisung aktiv wird. Dieser Schritt der Annahme ist wichtig, da er best\u00e4tigt, dass der Benutzer versteht, dass ihm Zugriff gew\u00e4hrt wird, um die Anrufe einer anderen Person zu bearbeiten.<\/p>\n

Verwenden Sie namentlich genannte Personen statt generischer Konten. Ein namentlich genannter Beauftragter sorgt f\u00fcr Verantwortlichkeit und erleichtert die Anpassung der Zugriffsrechte, wenn Mitarbeiter zwischen verschiedenen Rollen wechseln.<\/p>\n

W\u00e4hlen Sie die Berechtigungen sorgf\u00e4ltig aus<\/h3>\n

Nachdem Sie einen Bevollm\u00e4chtigten hinzugef\u00fcgt haben, w\u00e4hlen Sie die Berechtigungen aus, die der Rolle entsprechen. Zu den g\u00e4ngigen Optionen geh\u00f6rt es, dem Bevollm\u00e4chtigten zu gestatten, Anrufe f\u00fcr den Bevollm\u00e4chtigenden entgegenzunehmen, in dessen Namen Anrufe zu t\u00e4tigen und die Anrufeinstellungen zu \u00e4ndern.<\/p>\n

Gew\u00e4hren Sie nur die erforderlichen Zugriffsrechte. Ein Assistent der Gesch\u00e4ftsleitung, der den Anrufempfang sicherstellen muss, ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise alle drei Berechtigungen. Eine Rezeptionistin, die lediglich \u00fcberlaufende Anrufe entgegennimmt, ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise nur die Berechtigung zum Empfangen von Anrufen. Einem Beauftragten die \u00c4nderung der Anrufeinstellungen zu gestatten, kann auf Reisen oder im Urlaub n\u00fctzlich sein, bedeutet jedoch auch, dass diese Person die Weiterleitung und das Klingelverhalten \u00e4ndern kann.<\/p>\n

Stellen Sie sicher, dass der Beauftragende wei\u00df, wie ausgehende Anrufe dargestellt werden. Wenn ein Beauftragter im Namen einer anderen Person anruft, sollte der Empf\u00e4nger erkennen k\u00f6nnen, bei welcher Firma er angerufen hat. Dies sichert das Vertrauen der Kunden und verhindert Verwirrung bei nachfolgenden Gespr\u00e4chen.<\/p>\n

Verhalten bei eingehenden Anrufen festlegen<\/h3>\n

Das Hinzuf\u00fcgen eines Stellvertreters l\u00f6st nicht automatisch jedes Problem mit verpassten Anrufen. Der Beauftragende muss seine Regeln f\u00fcr die Anrufannahme \u00fcberpr\u00fcfen und entscheiden, wann die Stellvertreter angerufen werden sollen. Je nach Teams-Konfiguration k\u00f6nnen Anrufe gleichzeitig beim Beauftragenden und beim Stellvertreter klingeln, oder die Anrufe k\u00f6nnen nach einer Verz\u00f6gerung einer Weiterleitungsregel folgen.<\/p>\n

Das gleichzeitige Klingeln eignet sich in der Regel am besten f\u00fcr die Unterst\u00fctzung von F\u00fchrungskr\u00e4ften, bei der es auf Schnelligkeit ankommt. Es gibt dem Beauftragten die M\u00f6glichkeit, den Anruf sofort anzunehmen, w\u00e4hrend der Beauftragende den Anruf entgegennehmen kann, sobald er verf\u00fcgbar ist. Die verz\u00f6gerte Weiterleitung ist besser, wenn der Beauftragende zun\u00e4chst kurz die Gelegenheit haben soll, den Anruf anzunehmen.<\/p>\n

Testen Sie diese Option mit echten Anrufen von einer externen Nummer. Ein interner Teams-Anruf kann sich je nach Ihrer Sprachweiterleitungseinrichtung anders verhalten als ein \u00f6ffentlicher Telefonanruf. Pr\u00fcfen Sie, was passiert, wenn der Beauftragte besch\u00e4ftigt ist, gerade telefoniert, nicht an seinem Platz ist oder Teams auf einem Ger\u00e4t geschlossen hat.<\/p>\n

Die Teilnehmererfahrung \u00fcberpr\u00fcfen<\/h3>\n

Der Bevollm\u00e4chtigte sollte \u00fcberpr\u00fcfen, ob der Bevollm\u00e4chtigende im entsprechenden Anrufbereich von Teams angezeigt wird und ob er eingehende Anrufe, die f\u00fcr diese Person bestimmt sind, erkennen kann. Au\u00dferdem sollte er testen, ob er im Namen des Bevollm\u00e4chtigenden einen Anruf t\u00e4tigen kann, sofern diese Berechtigung aktiviert ist.<\/p>\n

F\u00fchren Sie einen kurzen Testplan durch, anstatt sich auf einen einzigen erfolgreichen Anruf zu verlassen. Testen Sie einen eingehenden Kundenanruf, einen internen Teams-Anruf, einen Anruf, w\u00e4hrend der Delegierende besch\u00e4ftigt ist, sowie ein Voicemail-Szenario. Wenn Ihr Unternehmen davon abh\u00e4ngt, Mobilfunkabdeckung<\/a>, testen Sie auch die Teams-App f\u00fcr Mobilger\u00e4te des Delegierten.<\/p>\n

Dokumentieren Sie die Einrichtung in verst\u00e4ndlicher Sprache. Halten Sie den Beauftragenden, den Beauftragten, die genehmigten Berechtigungen, die Vorgehensweise bei der Anrufannahme sowie das Datum der \u00dcberpr\u00fcfung fest. Dies dauert nur wenige Minuten und beugt einem h\u00e4ufigen Problem vor: dass niemand wei\u00df, warum ein ehemaliger Mitarbeiter oder eine ehemalige Aushilfskraft immer noch Anrufe erh\u00e4lt.<\/p>\n

Wenn Delegieren nicht ausreicht<\/h2>\n

Die Anrufweiterleitung ist eine individuelle L\u00f6sung. F\u00fcr den Kundenservice und die Vertriebsabwicklung ist eine strukturiertere Vorgehensweise erforderlich.<\/p>\n

Stellen Sie sich ein Kundensupport-Team mit sechs Mitarbeitern vor. Es w\u00e4re ineffizient, alle sechs Mitarbeiter einem einzigen Vorgesetzten zuzuordnen. Kunden rufen m\u00f6glicherweise au\u00dferhalb der Arbeitszeiten an, die Mitarbeiter m\u00fcssen unter Umst\u00e4nden nach ihrer Verf\u00fcgbarkeit geordnet werden, und Vorgesetzte ben\u00f6tigen m\u00f6glicherweise Berichte \u00fcber abgebrochene Anrufe. Eine Warteschlange kann Anrufe auf das gesamte Team verteilen, \u00dcberlaufregeln anwenden und den Kunden eine einheitliche Rufnummer zur Verf\u00fcgung stellen.<\/p>\n

Das Gleiche gilt f\u00fcr die Telefonzentrale. Wenn Anrufer Optionen wie \u201cDr\u00fccken Sie die 1 f\u00fcr den Vertrieb\u201d oder \u201cDr\u00fccken Sie die 2 f\u00fcr den Kundendienst\u201d ben\u00f6tigen, ist ein IVR das geeignete Werkzeug. Wenn Anrufe den Feiertagspl\u00e4nen folgen oder nach Gesch\u00e4ftsschluss an einen Notfallkontakt weitergeleitet werden sollen, sollten Sie Zeitbedingungen und kalenderbasierte Weiterleitung nutzen, anstatt sich darauf zu verlassen, dass ein Mitarbeiter die Einstellungen manuell aktualisiert.<\/p>\n

Eine Telefonieplattform f\u00fcr Unternehmen kann diese Funktionen mit Teams kombinieren. Ayrix beispielsweise verbindet Teams-Nutzer mit Warteschlangen, Rufgruppen, IVR-Abl\u00e4ufen, Weiterleitungsregeln und einer zentral verwalteten Anrufabwicklung, ohne dass jede Weiterleitungsentscheidung in den Teams-Einstellungen des einzelnen Nutzers vorgenommen werden muss. Dies gibt Administratoren mehr Kontrolle, w\u00e4hrend die t\u00e4gliche Telefonie f\u00fcr die Mitarbeiter einfach bleibt.<\/p>\n

H\u00e4ufige Probleme und praktische L\u00f6sungen<\/h2>\n

Wenn ein Beauftragter keine Anrufe erh\u00e4lt, \u00fcberpr\u00fcfen Sie zun\u00e4chst, ob er die Beauftragungsanfrage angenommen hat. \u00dcberpr\u00fcfen Sie anschlie\u00dfend die Regeln f\u00fcr die Anrufannahme des Beauftragenden. Es kann vorkommen, dass ein Beauftragter zwar korrekt hinzugef\u00fcgt wurde, das Telefon bei ihm jedoch nie klingelt, weil der Beauftragende die Beauftragten nicht als aktive Ziele f\u00fcr eingehende Anrufe ausgew\u00e4hlt hat.<\/p>\n

Wenn Benutzer die Delegierungseinstellung nicht finden k\u00f6nnen, \u00fcberpr\u00fcfen Sie die Lizenzen und die Richtlinien f\u00fcr Anrufe in Mandanten. Das Problem ist m\u00f6glicherweise administrativer Natur und nicht benutzerbezogen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie au\u00dferdem, ob der Benutzer bei dem richtigen Arbeitskonto angemeldet ist, insbesondere in Organisationen mit mehreren Microsoft 365-Mandanten.<\/p>\n

Wenn Anrufe an zu viele Personen weitergeleitet werden oder es zu \u00dcberschneidungen bei der Zust\u00e4ndigkeit kommt, sollten Sie die Struktur vereinfachen. Die Zuweisung sollte sich auf eine einzelne Person beziehen. Rufgruppen sollten einen kleinen, gemeinsamen Aufgabenbereich abdecken. Warteschlangen sollten f\u00fcr eine Abteilung oder einen stark frequentierten Kundendienstbereich vorgesehen sein. Klare Abgrenzungen reduzieren die Zahl der verpassten Anrufe und verhindern, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig denselben Kunden bedienen.<\/p>\n

\u00dcberpr\u00fcfen Sie schlie\u00dflich regelm\u00e4\u00dfig die Delegationsregelungen. Eine Delegationsregelung, die bei einer Produkteinf\u00fchrung, w\u00e4hrend einer Elternzeit oder aufgrund von Dienstreisen der F\u00fchrungskr\u00e4fte sinnvoll war, kann sp\u00e4ter \u00fcberfl\u00fcssig werden. Entfernen Sie nicht mehr ben\u00f6tigte Stellvertreter, \u00fcberpr\u00fcfen Sie die aktiven Regeln nach personellen Ver\u00e4nderungen und stellen Sie sicher, dass Anrufer immer jemanden erreichen, der ihnen weiterhelfen kann.<\/p>\n

Die optimale Anrufweiterleitung spiegelt die tats\u00e4chliche Arbeitsweise Ihres Teams wider. Nutzen Sie die Delegationsfunktion in Teams f\u00fcr eine zuverl\u00e4ssige pers\u00f6nliche Erreichbarkeit und greifen Sie auf eine strukturierte PBX-Weiterleitung zur\u00fcck, wenn Kundenanrufe ein Team erreichen sollen, einem Zeitplan folgen m\u00fcssen oder im Zuge des Unternehmenswachstums messbar bleiben sollen.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Erfahren Sie, wie Sie die Anrufdelegierung in Teams konfigurieren, Berechtigungen festlegen, verpasste Anrufe vermeiden und entscheiden k\u00f6nnen, wann eine Telefonanlage (PBX) eine bessere Kontrolle \u00fcber Ihre gesch\u00e4ftlichen Anrufabl\u00e4ufe 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