{"id":4694,"date":"2026-07-14T10:03:28","date_gmt":"2026-07-14T08:03:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ayrix.com\/2026\/07\/14\/reduce-teams-phone-costs\/"},"modified":"2026-07-14T10:03:28","modified_gmt":"2026-07-14T08:03:28","slug":"reduce-teams-phone-costs","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ayrix.com\/de\/2026\/07\/14\/reduce-teams-phone-costs\/","title":{"rendered":"So senken Sie die Telefonkosten Ihres Teams ohne Einschr\u00e4nkungen"},"content":{"rendered":"

Eine wachsende Teams-Bereitstellung kann aus einem \u00fcberraschend einfachen Grund kostspielig werden: Die Kollaborationsplattform ist zwar vorhanden, doch die Telefonumgebung wird schrittweise erweitert \u2013 Lizenz f\u00fcr Lizenz, Netzbetreiberdienst f\u00fcr Netzbetreiberdienst und Workaround f\u00fcr Workaround. Um die Telefonkosten f\u00fcr Teams zu senken, sollten Sie \u00fcber die Lizenz pro Benutzer hinausdenken. Die gr\u00f6\u00dften Einsparungen ergeben sich in der Regel dadurch, dass jedem Mitarbeiter die passende Telefoniefunktion zugewiesen wird, die Anrufverwaltung konsolidiert wird und der Verwaltungsaufwand beseitigt wird, der durch separate Tools entsteht.<\/p>\n

F\u00fcr kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmen geht es nicht darum, n\u00fctzliche Telefonfunktionen zu streichen. Kunden m\u00fcssen weiterhin die richtige Abteilung erreichen, Teams ben\u00f6tigen nach wie vor zuverl\u00e4ssige Telefonverbindungen, und Administratoren brauchen die Kontrolle. Das praktische Ziel besteht darin, nur f\u00fcr die Funktionen zu bezahlen, die tats\u00e4chlich genutzt werden, und diese von einem zentralen Ort aus zu verwalten.<\/p>\n

Erfahren Sie, wie hoch die tats\u00e4chlichen Kosten f\u00fcr Teams-Anrufe sind<\/h2>\n

Eine Teams-Telefonrechnung umfasst oft mehr als nur eine Teams-Telefonlizenz. Dazu k\u00f6nnen PSTN-Anbindungen \u00fcber Calling Plans, Operator Connect oder Direct Routing geh\u00f6ren, ebenso wie Telefonnummern und Portierungsgeb\u00fchren, der Kauf von Tischtelefonen, die Infrastruktur f\u00fcr Session Border Controller sowie Supportleistungen f\u00fcr Umz\u00fcge, \u00c4nderungen und Routing-Aktualisierungen.<\/p>\n

Der am h\u00e4ufigsten \u00fcbersehene Kostenpunkt ist der Verwaltungsaufwand. Wenn f\u00fcr einen neuen Mitarbeiter Anpassungen in Teams, eine separate Telefonanlage, ein Anbieterportal und ein Ger\u00e4temanagementsystem erforderlich sind, macht der monatliche Abonnementpreis nur einen Teil der Kosten aus. Wiederkehrende Konfigurationsarbeiten f\u00fchren zu Verz\u00f6gerungen, erh\u00f6hen das Fehlerrisiko und binden IT-Mitarbeiter, die eigentlich an wertsch\u00f6pfenderen Projekten arbeiten sollten.<\/p>\n

Beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme. Ermitteln Sie, wer eine eigene Gesch\u00e4ftsnummer ben\u00f6tigt, wer lediglich Anrufe aus der Warteschlange entgegennehmen muss, wer haupts\u00e4chlich \u00fcber das Mobiltelefon arbeitet und wer nur selten externe Anrufe t\u00e4tigt. \u00dcberpr\u00fcfen Sie anschlie\u00dfend jede gemeinsam genutzte Nummer, jede automatische Anrufannahme, jede Anrufwarteschlange und jede ungenutzte Lizenz. So erhalten Sie eine Ausgangsbasis, bevor Sie den Anbieter wechseln oder Funktionen entfernen, die m\u00f6glicherweise noch einen gesch\u00e4ftlichen Zweck erf\u00fcllen.<\/p>\n

Senken Sie die Telefonkosten von Teams durch eine bedarfsgerechte Anpassung der Lizenzen<\/h2>\n

Nicht jeder Teams-Nutzer ben\u00f6tigt dieselbe Telefoniekonfiguration. F\u00fchrungskr\u00e4fte, Vertriebsmitarbeiter, Empfangsmitarbeiter, Support-Mitarbeiter und gelegentliche Anrufer haben sehr unterschiedliche Anforderungen. Jedem Mitarbeiter ein umfassendes Paket f\u00fcr externe Anrufe zuzuweisen, mag auf den ersten Blick praktisch erscheinen, ist aber langfristig selten die wirtschaftlichste L\u00f6sung.<\/p>\n

Eine Rezeptionistin ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise eine Durchwahl, Weiterleitungsfunktionen, eine Besetztanzeige und Zugriff auf mehrere Warteschlangen. Ein Lagerarbeiter ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise nur ein Telefon im Gemeinschaftsbereich oder die M\u00f6glichkeit, interne Anrufe entgegenzunehmen. Ein Support-Mitarbeiter ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise Zugriff auf Warteschlangen und Anruf\u00fcberwachung, w\u00e4hrend ein Backoffice-Mitarbeiter m\u00f6glicherweise nur Teams-Besprechungen und den Chat ben\u00f6tigt. Ordnen Sie Lizenzen diesen Rollen zu, anstatt die Telefoniefunktion als \u201eAlles-oder-nichts\u201c-Zusatzfunktion zu behandeln.<\/p>\n

Das bedeutet nicht, dass eine komplizierte Lizenzmatrix erstellt werden muss, die niemand mehr verwalten kann. Verwenden Sie eine kleine Anzahl klar definierter Nutzungsprofile und \u00fcberpr\u00fcfen Sie diese beim Ein- und Austritt von Mitarbeitern. Durch die richtige Gestaltung bleibt der Einkauf planbar, w\u00e4hrend gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Nutzer \u00fcber die f\u00fcr ihre Arbeit erforderlichen Tools verf\u00fcgen.<\/p>\n

W\u00e4hlen Sie die PSTN-Anbindung entsprechend den Anrufmustern aus<\/h3>\n

Ihre Wahl der PSTN-Anbindung wirkt sich direkt auf die Kosten und die Flexibilit\u00e4t aus. Microsoft Calling Plans k\u00f6nnen f\u00fcr Unternehmen, die eine geb\u00fcndelte L\u00f6sung w\u00fcnschen und einfache Anforderungen haben, eine unkomplizierte L\u00f6sung sein. Allerdings ist diese bequeme L\u00f6sung m\u00f6glicherweise nicht f\u00fcr jeden Standort, jedes Anrufaufkommen oder jede internationale Pr\u00e4senz die kosteng\u00fcnstigste Option.<\/p>\n

Operator Connect eignet sich gut, wenn ein bevorzugter Netzbetreiber zur Verf\u00fcgung steht und das Unternehmen eine vom Netzbetreiber verwaltete Anbindung innerhalb von Teams w\u00fcnscht. Direct Routing bietet mehr Kontrolle und kann eine gute L\u00f6sung f\u00fcr Unternehmen sein, die bestehende Beziehungen zu Netzbetreibern aufrechterhalten, lokale Rufnummern in mehreren Regionen nutzen oder komplexere Regeln f\u00fcr die Anrufweiterleitung anwenden m\u00f6chten.<\/p>\n

Es gibt keine allgemeing\u00fcltige kosteng\u00fcnstigste Option. Ein Unternehmen mit geringem Inlandsgespr\u00e4chsvolumen legt m\u00f6glicherweise mehr Wert auf Einfachheit als auf Tarifoptimierung. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten, hohem ausgehendem Gespr\u00e4chsaufkommen oder Bedarf an Auslandsgespr\u00e4chen kann durch Flexibilit\u00e4t bei der Wahl des Anbieters m\u00f6glicherweise mehr sparen. Vergleichen Sie die gesamten monatlichen Kosten, einschlie\u00dflich Rufnummern, Gespr\u00e4chsminuten, Support und der erforderliche Infrastruktur<\/a> um den Dienst zu betreiben.<\/p>\n

\u00dcberschneidende Telefonsysteme ersetzen<\/h2>\n

Viele Unternehmen zahlen w\u00e4hrend der Umstellung auf Teams doppelt f\u00fcr die Telefonie. Sie behalten eine alte Telefonanlage f\u00fcr automatische Anrufbeantworter, Hunt-Gruppen, \u00d6ffnungszeiten und Warteschleifen bei und zahlen gleichzeitig f\u00fcr die Teams-Telefonie. Dies kann f\u00fcr eine kurze Migrationsphase notwendig sein, sollte jedoch nicht standardm\u00e4\u00dfig zur dauerhaften Architektur werden.<\/p>\n

Eine softwarebasierte In Teams integrierte Telefonanlage<\/a> kann die Funktionen b\u00fcndeln, die eine Gesch\u00e4ftstelefonanlage n\u00fctzlich machen. Anstatt auf separate Dienste zur\u00fcckzugreifen, k\u00f6nnen Administratoren in derselben Umgebung IVR-Men\u00fcs erstellen, Anrufe nach Abteilung oder Tageszeit weiterleiten, Rufgruppen einrichten, Anrufe an Mobilfunknutzer weiterleiten und Warteschlangen verwalten.<\/p>\n

Dieser Ansatz ist besonders dann sinnvoll, wenn die Anrufbearbeitung komplexer ist als die blo\u00dfe Zuordnung einer Nummer zu einem Mitarbeiter. So kann ein Anrufer beispielsweise die Gesch\u00e4ftszeiten erfahren, zwischen Vertrieb und Support w\u00e4hlen, in die entsprechende Warteschlange eingereiht werden und au\u00dferhalb der Gesch\u00e4ftszeiten an einen diensthabenden Mitarbeiter weitergeleitet werden. Das Unternehmen bietet seinen Kunden ein einheitliches Erlebnis, ohne mehrere voneinander getrennte Systeme unterhalten zu m\u00fcssen.<\/p>\n

Ayrix stellt dieses Modell \u00fcber eine softwarebasierte Telefonanlage bereit, die Microsoft Teams mit gesch\u00e4ftlichen Anrufabl\u00e4ufen, Warteschlangenmanagement, Ger\u00e4tebereitstellung und zentral verwalteter Telefonie verbindet. Unternehmen k\u00f6nnen es je nach ihren betrieblichen und sicherheitstechnischen Anforderungen in der Cloud oder vor Ort einsetzen.<\/p>\n

Erweiterte Routing-Funktionen beibehalten, aber die Verwaltung vereinfachen<\/h2>\n

Kosteneinsparungen sollten Ihr Team nicht dazu zwingen, sich mit einer einfachen Anrufweiterleitung zufrieden zu geben. Eine schlechte Anrufabwicklung verursacht eigene Kosten, wenn Anrufer die Warteschlange verlassen, an die falsche Abteilung weitergeleitet werden oder Nachrichten hinterlassen, auf die nicht zur\u00fcckgerufen wird. Der bessere Ansatz besteht darin, die Verwaltung erweiterter Funktionen zu vereinfachen.<\/p>\n

Nutzen Sie zeitliche Bedingungen, um Anrufe w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftszeiten, au\u00dferhalb der Gesch\u00e4ftszeiten, an Feiertagen oder gem\u00e4\u00df saisonalen Zeitpl\u00e4nen an das richtige Ziel weiterzuleiten. Nutzen Sie kalenderbasierte Verf\u00fcgbarkeitsangaben f\u00fcr Mitarbeiter, deren Status sich h\u00e4ufig \u00e4ndert. Legen Sie Regeln f\u00fcr den \u00dcberlauf von Warteschlangen fest, damit bei hohem Anrufaufkommen Anrufe an eine andere Gruppe, die Voicemail oder eine externe Bereitschaftsnummer weitergeleitet werden, anstatt Kunden unbegrenzt warten zu lassen.<\/p>\n

Hier kommt es auf eine zentrale Verwaltung an. Wenn Routing-Regeln \u00fcber verschiedene Anbieterportale und individuelle Teameinstellungen verteilt sind, kann schon eine kleine \u00c4nderung Fachwissen erfordern. \u00dcber eine einheitliche Weboberfl\u00e4che k\u00f6nnen autorisierte Administratoren einen Feiertagsgru\u00df aktualisieren, einen Agenten hinzuf\u00fcgen oder ein Weiterleitungsziel \u00e4ndern \u2013 ganz ohne Service-Ticket oder komplexes Konfigurationsprojekt.<\/p>\n

Ausgaben f\u00fcr Ger\u00e4te und Supportma\u00dfnahmen kontrollieren<\/h2>\n

Tischtelefone sind nach wie vor unverzichtbar f\u00fcr Empfangsbereiche, Callcenter, Gemeinschaftsb\u00fcros und Mitarbeiter, die ein physisches Mobilteil bevorzugen. Es ist jedoch nicht immer notwendig, f\u00fcr jeden Nutzer ein hochwertiges Ger\u00e4t anzuschaffen und manuell zu konfigurieren. Die Desktop- und Mobil-Apps von Teams k\u00f6nnen f\u00fcr viele Mitarbeiter ausreichend sein, insbesondere f\u00fcr Mitarbeiter im Hybridmodell, die bereits Headsets und Laptops nutzen.<\/p>\n

Legen Sie Ger\u00e4testandards nach Rollen fest. Setzen Sie zuverl\u00e4ssige Tischtelefone dort ein, wo sie die Anrufabwicklung verbessern, nutzen Sie Ger\u00e4te f\u00fcr Gemeinschaftsbereiche in gemeinsam genutzten R\u00e4umen und gestatten Sie Softphones f\u00fcr mobile oder gelegentliche Anrufer. So bleiben die Hardware-Ausgaben an den betrieblichen Bedarf gebunden und nicht an Gewohnheiten.<\/p>\n

Auch die Bereitstellung sollte bei der Entscheidung ber\u00fccksichtigt werden. Die manuelle Einrichtung von Ger\u00e4ten ist zeitaufwendig und f\u00fchrt zu uneinheitlichen Konfigurationen. Bereitstellung von QR-Codes<\/a> Eine zentralisierte Verwaltung kann den Aufwand f\u00fcr die Bereitstellung verringern, den Austausch vereinfachen und der IT dabei helfen, den \u00dcberblick dar\u00fcber zu behalten, welche Ger\u00e4te aktiv sind.<\/p>\n

Behandeln Sie Anrufabl\u00e4ufe als operative Werkzeuge<\/h2>\n

Eine Telefonanlage sollte die tats\u00e4chlichen Abl\u00e4ufe in Ihrem Unternehmen widerspiegeln. Wenn das Vertriebsteam andere Erreichbarkeitszeiten hat als der Support, sollten f\u00fcr deren Anrufe nicht dieselben Regeln gelten. Wenn das Unternehmen feste \u00d6ffnungszeiten hat, aber eine Notrufnummer stets erreichbar sein muss, sollten Sie diese Unterscheidung direkt in der Anlage konfigurieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass sich die Mitarbeiter manuelle Weiterleitungsschritte merken.<\/p>\n

\u00dcberpr\u00fcfen Sie regelm\u00e4\u00dfig die Leistung der Anrufabl\u00e4ufe. Achten Sie dabei auf Warteschlangen, die h\u00e4ufig \u00fcberlaufen, auf Abteilungen, die falsch weitergeleitete Anrufe erhalten, auf ungenutzte Direktnummern sowie auf Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben. Anruff\u00fchrungs-Dashboards und \u00dcberwachungstools k\u00f6nnen F\u00fchrungskr\u00e4ften dabei helfen, Probleme bei der Besetzung zu erkennen, bevor diese zu Problemen im Kundenservice f\u00fchren.<\/p>\n

Diese \u00dcberpr\u00fcfung deckt zudem Einsparpotenziale auf. Eine Warteschlange mit nur zwei aktiven Mitarbeitern ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise nicht mehrere Backup-Dienste. Eine Abteilung, die nur wenige externe Anrufe erh\u00e4lt, kann sich m\u00f6glicherweise eine Hauptnummer und einen Weiterleitungsweg teilen. Umgekehrt kann ein stark ausgelastetes Support-Team eine bessere Steuerung der Warteschlangen rechtfertigen, da dies verpasste Anrufe reduziert und den Umsatz sichert.<\/p>\n

Erstellen Sie ein Kostenmodell, das skalierbar ist<\/h2>\n

Die kosteng\u00fcnstigste L\u00f6sung f\u00fcr f\u00fcnf Personen ist nicht immer die richtige Wahl f\u00fcr 100 Personen. Vermeiden Sie Preismodelle, die eine umfangreiche Verpflichtung erfordern, bevor die Organisation die entsprechende Kapazit\u00e4t tats\u00e4chlich ben\u00f6tigt. Modulare Preismodelle lassen sich oft leichter steuern, da Sie bei steigender Nutzung Erweiterungen, Anrufabwicklungskapazit\u00e4ten oder zus\u00e4tzliche Nutzer hinzuf\u00fcgen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Berechnen Sie beim Vergleich verschiedener Optionen die Kosten f\u00fcr einen Zeitraum von 12 Monaten, anstatt sich nur auf das Angebot f\u00fcr den ersten Monat zu konzentrieren. Ber\u00fccksichtigen Sie dabei Lizenzen, Festnetzanschl\u00fcsse, Telefonnummern, Hardware, die Einrichtungszeit, den Support sowie den Arbeitsaufwand f\u00fcr routinem\u00e4\u00dfige \u00c4nderungen. Erkundigen Sie sich au\u00dferdem, was passiert, wenn Sie einen weiteren Standort hinzuf\u00fcgen, Saisonpersonal einstellen oder eine internationale Rufnummer unterst\u00fctzen m\u00fcssen.<\/p>\n

Eine kosteneffiziente Teams-Telefonieumgebung zeichnet sich dadurch aus, dass sie auch bei zunehmendem Umfang \u00fcbersichtlich bleibt. Wenn Administratoren die Benutzer, Rufnummern, Ger\u00e4te, Warteschlangen und Weiterleitungsregeln an einem Ort einsehen k\u00f6nnen, ist es wesentlich einfacher, nicht mehr ben\u00f6tigte Elemente zu entfernen und nur das hinzuzuf\u00fcgen, was das Unternehmen tats\u00e4chlich ben\u00f6tigt.<\/p>\n

Am besten ist es, eine konkrete Kundenreise zu analysieren \u2013 vom Moment an, in dem ein Anrufer Ihre Hauptnummer erreicht, bis zu dem Zeitpunkt, an dem die richtige Person den Anruf entgegennimmt. Dieser Ablauf wird schnell deutlich machen, wo Ihre Teams-Telefonkosten in n\u00fctzliche Dienstleistungen flie\u00dfen und wo sie unn\u00f6tige Komplexit\u00e4t verursachen.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Praktische M\u00f6glichkeiten zur Senkung der Teams-Telefonkosten: Vereinfachung von Lizenzierung, Weiterleitung, Ger\u00e4ten und Verwaltung bei gleichbleibend zuverl\u00e4ssiger Gesch\u00e4ftskommunikation f\u00fcr wachsende 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